星期日, 8 月 09, 2020

北歐人生觀

Work From Home!在家上班也OK的北歐工作學

Author:Yui Lin

Photo Credit:Pexel、Vitra

「Work from home」是隨著網路時代興起的一種工作型態,在特殊情況發生時,公司允許員工遠距工作;這樣彈性度極高的工作模式,在北歐國家早已行之有年,可以說是相當普遍的工作制度。這回透過大家所好奇的 Q&A 問題集,一同深入了解北歐的職場文化吧!

  1. 為什麼在北歐職場中 Work from home 非常普遍呢?

根據丹麥統計局 2010 年勞動力調查,勞動力市場中約有三分之一的丹麥人曾經  Work from home,其中以首都地區 30~54 歲的男性為最多。

丹麥職場原來就有「彈性工時」這項特質,不同於台灣職場常見的上下班 30 分鐘緩衝時間,丹麥的彈性工時是來真的(笑)。全職員工的工作合約裡會寫明每週法定工作時數,一般為 37 小時,平均下來一天工作 7~7.5 小時(不含午休時間),若公司允許彈性工時,意味著達到每週或每天規定工作時數即可,沒有一定要過著朝九晚五的生活。

通常家裡有小小孩的家庭,家長都要趕著下午 3~4 點去接小孩,因此員工可跟公司協調提早上下班時間,許多丹麥人的上班時間都是早上 7 點~下午 3 點左右,下班得早並非因為丹麥的工時特別短,而是因為大家都是早起的鳥兒。

工作不再受限於時間和場所,並能充分支持員工們的家庭生活,我想這就是為何 Work from home 普遍存在於北歐職場的主要原因,這與北歐生活的核心理念「Work-life Balance」有著密不可分的關係。北歐人十分注重生活品質與家庭關係,Work from home 所帶來的彈性優勢,不只能在公司與職員之間創造出雙贏局面,還能提升人們對於工作和生活的滿意度。

  1. 在 Work from home 的模式下,企業與員工之間的信任感是如何建立的?對公司的向心力是否會較低?

「信任」是丹麥文化很重要的根基,在地廣人稀、環境艱困的北歐地區,農村時代下的村落社區,逐漸發展出「每個人都必須做出貢獻,而團體會盡可能地幫助所有人。」的互助模式,唯有彼此合作才得以生存,讓人與人之間形成緊密的信賴關係,進而造就高度信任的社會文化。

丹麥人彼此信任,且相信政府、醫療體制和執法單位;同樣地,信任感在職場文化裡也是十分重要的一環。當老闆願意雇用一名員工時,代表公司是相信這名員工的能力,能獨立負責並完成公司交付的任務。除此之外,丹麥的職場沒有階級之分、大家都是平等的,無論是大老闆、還是主管,員工都可直呼對方名字,連某某先生/女士都省略了(在學校裡,學生們也是直呼老師和校長的名字哦)。

由「信任」和「平等」所組成的 Team Work,能使企業與員工之間的信任關係更加強韌,自然而然就會凝聚向心力。

  1. 在哪些情況下,公司會召集員工進 Office 聚在一起呢?

丹麥人既講求獨立工作能力,也非常著重 Team Work,大多數公司會舉辦各種正式與非正式的活動,透過 Team-Builiding 來提升團隊和諧性及績效。

正式活動如:教育訓練、早餐會、午餐會等,小型非正式活動如:同事生日請吃蛋糕、員工離職前一天請吃下午茶點心、週末的 Happy Hour 等。大型則有公司部門聚餐、聖誕前夕的 Julefrokost(類似台灣尾牙)、籌辦戶外體育活動等。一般來說,正式活動算是工作的一部份,至於非正式活動是否每項都要參加,就要看各家公司文化和風氣了,不過丹麥人普遍樂於參加各項社交活動。

  1. 通常會有 Work from home 的企業是哪種產業呢?哪些情況下申請是可以被允許的?

據 2010 年丹麥統計局勞動力調查,資訊通信業有 54% 的員工曾 Work from home,其次是農業、林業和漁業,有 43% 的人有過其經驗,服務貿易業和物流業最少,只有 18%;由於職業屬性以男性居多,因此在家工作的男性比例也多於女性。

由此可知,多數具有 Work from home 的公司企業及職位,其工作性質大都是不受時間、場所限制,只要有網路和筆電即能辦公,或是經常需要出差、在外頭奔走的工作。例如丹麥知名風電公司「Vestas」工程師就有Work from home的彈性,但同一家公司也並非每位職員都能享有 Work from home,還是要依照工作屬性和工作合約而決定,像是工程師和櫃檯接待的工作內容就相差甚遠,後者偏向服務面性質、當面交流的職位,就較難遠距工作。

以丹麥職場來說 Work from home 大致又可分為兩種類型。一是公司本來就不強制進辦公室,或是規定每週有某幾天可以在家辦公;二是在正常情況下是要到公司上班,但在某些特殊情況發生*1,如當今新冠肺炎 (COVID-19)疫情升溫*2、家人生病時,可與公司協調遠距工作。

最普遍的情況是當家人或小孩生病時,員工能一邊在家工作,一邊照顧家庭,避免蠟燭兩頭燒、非得要犧牲其中一方的情況產生。同理套用在員工自身也適用,若因受傷、生病等因素不便前往公司,工作能力卻不太受其影響的狀況下,Work from home 便是一項近乎完美的選擇。

*1  與台灣不太一樣的是,歐洲幾乎不會因天氣因素而放假,即便是下大雨、大雪和狂風的日子,還是要照常上班上課(厭世貌)。如果真的到了需要放假的程度,其災情和人身安全危害必定是相當嚴重了。
*2  2020年3月丹麥政府為防止疫情持續擴散,執行閉關政策期間,官方鼓勵私人企業公司讓員工 Work from home,並會金援部份企業度過財政難關。

  1. 在丹麥遠距工作是如何維持團隊士氣、建立良好的溝通管道呢?

遠距工作是眾多工作方式的其中一種,在丹麥即使是Work from home,公司依然會定期開會、要求員工定期進公司,讓同事間有良好互動,訂定明確的目標並審視工作進度與成效。

工作績效的機制,還是因公司而異,不過多數擁有Work from home 彈性模式的工作,很多都是以「Project」來審核工作成效,較難精確量化工時與細節,所以也更偏向於責任制。

  1. 少了辦公室,丹麥人在家工作如何效率不減?

由於新冠肺炎 (COVID-19)疫情影響,丹麥政府鼓勵私人企業讓員工Work from home,讓許多不曾經歷過在家遠距工作的人們,如今都必須待在家上班,這也讓人們面臨許多困難,例如:難以區分工作和私人時間所造成的混亂、身兼工作和照顧小孩根本分身乏術等等。

丹麥新聞媒體 TV2,近來在網站上發布一篇由丹麥職業心理學家 Majken Matzau 所分享的 8 項工作心法,即使是 Work from home 也能效率不減,並掌握好工作和生活的平衡。

  • 固定的工作時間:等同於在公司上班一樣,為自己定義固定的工作時間和休息時間。
  • 限制家務勞動時間:家事屬於私人領域的事務,可以累積到足夠份量再一次集中處理,避免打斷正在進行的工作。
  • 確定優先處理的任務:先完成緊急的工作任務,以確保達成老闆的期望,免除不必要的誤會。
  • 關閉訊息通知:關閉社群媒體和 Email 的推播通知,可在一段時間內不受干擾地專心工作,更加有效率。
  • 與伴侶協調家務:需要在家照顧小孩的家庭,可與伴侶協調家務分配,在自己工作的時間,可由伴侶帶小孩外出散步或進行其他活動,以減少干擾影響。
  • 長時間休息:分配時間讓腦部得到完全休息,減少疲勞造成的注意力不集中。
  • 對孩子有信心:一邊工作一邊照顧孩子,有一定難度但並非完全不可能。依照孩子的性格和年齡,正確並清楚傳達父母必須在家工作的情況,並觀察小孩在家遊玩的方式,可能會有意想不到的新發現。
  • 分配工作和與孩子相處的時間:如果家長必須在工作時照顧小孩,建議在小孩休息或玩耍時工作,例如:對於比較大的小孩,可以告知他們自己先工作 30 分鐘,然後再加入孩子一起玩樂高,幾次之後便能習慣此模式。

  1. 丹麥常被稱為「最幸福的國家」,為什麼就連職場幸福指數也特別高呢?

丹麥職場有個核心文化為「Arbejdsglæde」,意思即為工作滿意度。丹麥人認為員工是公司最大的資產,如果員工身心健康且滿意工作現狀,甚至有幸福感,最終的報酬率肯定會反饋在公司身上,對於員工自身的私生活也會有正向影響。

在工作和生活上是否維持著良好的平衡(Work-life Balance),也會影響工作滿意度。依照市場行銷網站 Hubspot 調查,良好的工作滿意度確實能讓員工的生產效率提高至少 12%,工作滿意度越高,生產效率也會越高。

多數丹麥公司會藉由不同形式的調查方式,從工作環境、工時長短、福利制度和薪酬、公司管理方式、個人職涯發展、穩定性和壓力焦慮感等,來了解員工對於工作內容和職場環境是否滿意

當我們享受一份工作又能得到令人滿意的薪資和成就感時,即便是沒有外力推使,大家也會自動自發地盡心完成工作任務。Work from Home 讓我們看見的不只是北歐人對彼此有著高度信任,還能發現為什麼他們從工作中也能獲得幸福感,打造出積極正向的社會風氣!

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